rejsepolitik & rejseregler i ab

I AB har vi udarbejdet dette dokument for at give dig som medarbejder et overblik over de rejseregler og den rejsepolitik, der er i AB. 

Skulle du have nogle spørgsmål hertil, så kan du altid tage det op med din nærmeste leder eller KSS.

Rejsepolitik - generel info

Der er stor forskel på, om du rejser indenlands, i EU eller har oversøiske rejser. Jo længere en rejse og jo længere opholdets varighed er, jo mere hensyn skal der tages i planlægningen – både fra lederens side samt fra medarbejderens side. Ved ansættelsen har leder og medarbejder, som udgangspunkt forventningsafstemt og aftalt, hvilke forpligtelser der ligger i forhold til rejsedage. Det er et delt ansvar, at leder og medarbejder hjælper hinanden med at få planlagt en rejse, så den enkelte medarbejder finder det rimeligt.

Reglen betyder, at man skal have 11 sammenhængende hviletimer pr. døgn. Reglen skal selvfølgelig overholdes, også når man rejser, i det omfang det er muligt. Derfor skal der i planlægning af både indenlands- og udenlandsrejser sigtes efter en rejseplan, der er forsvarlig. Hvis 11 timers reglen brydes, skal nærmeste leder underrettes.

Lederen sørger for at notere i den elektroniske sikkerhedsmappe af hensyn til forsikringen.

Der må max. arbejdes 70 timer pr. uge hos kunden.

Ved rejser af fx mere end 20 timers varighed, kan det give mening at få kunden til at arrangere afhentning i lufthavnen.

En rejse defineres som en arbejdsdag, hvor overnatning er påkrævet på grund af afstand til hjemmet og/eller arbejdsdagens længde.
Overnatning må påregnes, når afstanden til hjemmet overstiger en transporttid på mere end 2 time, og arbejdsdagen hos kunden er på mindst 10 timer.

Rejseaktivitet aftales med nærmeste leder, og afhænger af opgavens omfang.

Sådan booker du din rejse

  • Som AB medarbejder skal du som udgangspunkt benytte dig af TopRejser, som kan kontaktes på telefonnummer 70 20 62 75 i åbningstiderne 8-16 mandag-torsdag, og 8-15.30 fredag. Efter lukketid og på helligdage/ lukkedage, kan TopRejser dog kontaktes på følgende telefonnummer 70 22 62 75. Husk at oplyse ordre nr.
  • Skal du rejse ofte, så kan du oprette dig i deres kartotek, så de har alle dine oplysninger, når du ringer.
  • Vi flyver på standard økonomiklasse. Ved flyrejser, der varer mere end 8 timer, kan der bookes ekstra benplads.
  • Hotel bookes efter aftale med nærmeste leder i de tilfælde, hvor kunden ikke sørger for det. FRJ hjælper gerne med det. Hvis kunden insisterer på at stå for hotel, skal det aftales særskilt med den projektansvarlige (så vi sikrer et rimeligt hotel for medarbejderen).
  • Toprejser kan også booke biler, færge mm.
  • Du er forsikret gennem AB Electric via firmaets rejseforsikring. Kort med forsikringsoplysninger kan udleveres ved administrationen. Læs mere om rejseforsikringen her.

> Gyldigt pas

> Blåt sygesikringskort

> Dokumentation for, at social sikring alene skal betales til DK – AB sørger for at søge for alle medarbejdere, der rejser. Ansøgninger sendes ind i september. Der skal ske fornyelse en gang årligt, Der kommer besked/dokumentation til medarbejderens e-boks. Skal du rejse for første gang, så henvend dig i god tid inden i administrationen.

Aflønning i forbindelse med rejser

Vores medarbejdere har forskellige kontrakter og dermed også forskellige aftaler for, hvordan man bliver aflønnet i forbindelse med rejser. Så selvom nogle forhold varierer, så vil den samlede pakke afspejle en fair aflønning.

Ved salgsbesøg (timer som ikke kan faktureres til kunden), afregnes alle timer til normal timesats, uden tillæg. Ved rejseaktivitet afregnes hotel, kost o.l. ”på regning”.

Personlig og faglig udvikling må være med udgangspunkt i personlig motivation, og derfor afregnes alle timer til normal timesats, uden tillæg. For alle kursus- og uddannelsesdage udbetales kun normal dagløn.

Det samme gør sig gældende ved evt. rejsedage. Ved rejseaktivitet afregnes hotel, kost o.l. ”på regning”.

Ved besøg på messer og hos leverandører (produktpræsentationer mv.) udbetales kun normal dagløn. Alle timer afregnes til normal timesats, uden tillæg. Det samme gør sig gældende ved evt. rejsedage. Ved rejseaktivitet afregnes hotel, kost o.l. ”på regning”.

Ved normal ud- og hjemrejse betaler AB Electric transportudgifter og rejsetid. Rejsetiden afregnes med normalløn og er ikke omfattet af overtidsbetaling. Starttidspunktet for rejsetiden angives i feltet på rejseafregningen (bilag 8). Og rejsetiden registreres på eget varenummer i LEMU.

Der gives et rejsetillæg på 15 kr. pr. time for alle timer hos kunden. 

Rejsetid honoreres indtil en time efter afgang samt fra ankomst på destination (havn eller station). Ved overnatning på tog/skib, skal der stilles overnatningsfaciliteter til rådighed for medarbejderen.

Diætbetaling følger de gældende regler. Diæter udbetales for projekt- og regningsarbejder, men ikke for kursus og salgsaktiviteter (se afsnittet ”Sådan bliver du aflønnet i forbindelse med rejser”

Dokumentation og servicerapporter skal skrives på daglig basis og afleveres til nærmeste leder senest samtidig med rejseafregningen. 

Hvis kunden forlanger, at udrejse skal ske i en weekend, betales overtid iht. gældende ansættelseskontrakter.

Hjemrejse

  • Ved arbejde i ind- og udland med overnatning har medarbejderen ret til en hjemrejse efter 2 ugers arbejde, dog således, at hvis arbejdet kan afsluttes i den tilstødende uge, kan der ikke rejses hjem. Er der tvivl om arbejdet kan afsluttes, skal der i hvert enkelt tilfælde træffes aftale om hjemrejse.
  • Hvis rejsetiden er under 4 timer hjem, og der ikke kan arbejdes lørdag, køres der hjem fredag for at holde weekend, og der køres retur så der mødes ind hos kunden mandag morgen kl. 8.00.
  • Ønskes der hjemrejse udover det normale, har AB ingen andel i transport- udgifter, eller løn under rejse hjem og ud igen. Låner du firmabilen til at køre hjem, skal du selv betale for brændstof i forbindelse med transporten tur/retur. Husk dagsbevis på SKATs hjemmeside ved krydsning af grænsen til Danmark (beskatning af privatkørsel i Danmark).
  • Ved pludselig opstået behov for akut hjemrejse, som følge af alvorlig sygdom eller dødsfald i den nærmeste familie, afholdes udgifterne til hjemrejse af AB Electric

Rejseafregning

Medarbejdere med rejseaktivitet kan få udleveret et firmakort fra MasterCard til betaling af alle AB omkostninger i forbindelse med rejser i ind- og udland. Dette kort må ikke benyttes til betaling af private køb. 

Der er firmahæftelse på dette kort, og der skal altid afleveres dokumentation for køb på kortet. Køb, som ikke kan dokumenteres, betragtes som privat køb, medmindre det er aftalt med nærmeste leder. Evt. køb af materialer eller andet ordrerelateret udstyr aftales forinden med nærmeste leder. Det er som hovedregel ikke tilladt at hæve kontanter på firmakortet. Dog er det tilladt at hæve forskud på evt. diæter i gang om ugen (se afsnittet ”Diætberegning i ind-og udland”) – alle betalinger skal så vidt muligt foretages med kort.

Aflevering af rejseafregning

  • Brug rejseafregningsskabelonen til at taste alle dine udgifter ind. Skabelonen kan findes på T:\ drevet under AB Skabeloner\Rejseafregning.
  • Rejseafregning inkl. alle tilhørende bilag afleveres til bogholderiet umiddelbart efter hjemkomsten og senest 2 hverdage efter hjemkomst. Kan evt. sendes til bogholderiet på mail hver uge.
  • Overholdes tidsfristen ikke (medmindre det er aftalt med nærmeste leder), vil der ikke kunne ske udbetaling, idet vi ikke har mulighed for at viderefakturere omkostningerne.
  • Det anbefales at bruge den elektroniske udgave. Bilag findes på drev T:\AB skabeloner\rejseafregning. Hvert år sendes en ny udgave til alle medarbejdere pr. mail inden 1. januar.
  • Rejseafregning godkendes af nærmeste leder.
  • Ved private udlæg overføres disse umiddelbart efter godkendelse hos nærmeste leder til medarbejderens bankkonto og diæter udbetales med den førstkommende løn. ovenstående afsnit er kun aktuelt, såfremt man ikke har et firmakort.

Diætberegning i ind- og udland

  • Diæter indtastes også i rejseafregningsskabelonen. Ved rejser eller hvor AB Electric har krævet overnatning.
  • Man tæller antal hele døgn fra udrejsetidspunkt og pr. påbegyndt time ved sidste døgn (tilsluttende rejsedag).
  • Evt. forskud på diæter kan hæves på firmakortet med et samlet beløb pr. uge. Beløbet angives på rejseafregningen, og bilag afleveres sammen med rejseafregningen. Beløbet vil blive trukket i nettolønnen i den førstkommende løn – samtidig med udbetalingen af diæter.
  • Betaling for diæter følger statens takster, der reguleres hvert år pr. 1. januar. Husk at fradrage hvis hotellet er inkl. morgenmad og/eller kunden betaler for henholdsvis frokost og aftensmad.
  • Vil du gerne vide mere om skattefrie rejser og befordringsgodtgørelser, så henviser vi til SKAT. I ovenstående har vi beskrevet den praksis vi har i AB.

Kørsel i egen bil

Erhvervsmæssig kørsel afregnes efter statens takster og kun efter aftale med nærmeste leder. (Så vidt muligt anvendes AB’s egne biler). 

Afregning af kørsel – brug den elektroniske afregning

Når du bruger vores elektroniske kilometerregnskabs-skabelon, udregner den selv beløbene. Find den seneste udgave på:  

T:\AB Skabeloner\Kilometerregnskab\AB Electric Kilometerregnskab 

Udfyld fanebladet med stamoplysninger, og gem filen i din egen mappe. Der er et faneblad til hver uge, og alle datoer er lagt ind for kalenderåret.  

Der kommer en ny udgave hvert år, som skal bruges. 

HUSK: Det skal være egen bil, dvs. en bil, som er indregistreret til en selv, ens ægtefæller eller evt. ens samlever. SKAT godkender ikke anvendelse af andre biler. 

Dato for kørslen skal angives. 

Rejsemål og delmål skal angives med geografiske stedangivelser så detaljeret, at det gør dem entydige. 

Formål skal være arbejdsrelevant og angives mere præcist end fx ”arbejde”. 

Antallet af km beregnes til og fra AB Electric A/S, medmindre der er kortere hjemmefra, så bruges den strækning. Aflæsning af km-tæller vil derfor ikke stemme helt overens, men der kan korrigeres herfor i fradragskolonnen.

Hvis der køres til- og fra lufthavn i forbindelse med rejser til kunder, hvor taxa og parkering spares, regnes afstanden fra/til hjemmeadressen.

Praktiske forhold aftalt med kunden inden ankomst og aftalt internt i AB

  • Internetadgang onsite ved kunden: Det er vigtigt, at man får aftalt med kunden, at man så vidt muligt har internetadgang, når man er onsite hos kunden.
  • Ved rejser udenfor EU: Undgå brug af mobildata. Lån Skyroam hos FRJ til data (mobilt hotspot). Det er medarbejderens ansvar at medbringe dem.
  • Kontaktperson ved rejser: Inden en afrejse, så skal temaet og leder have besluttet sig for, hvem der er den rejsende medarbejders kontaktperson. Denne kontaktperson kan man ringe hjem til uanset tid på døgnet, som kan tage sig af problemer og andre forespørgsler, som det ikke er muligt at løse onsite ved kunden pga. enten tid eller adgang til viden.

Komfort under transport – lige dét ekstra for at gøre rejsen behagelig

I AB vil vi på sigt skaffe rejsebiler med bl.a. fartpilot.

Medarbejdere der rejser jævnligt (8 tur/retur rejser pr. år), tilbydes et Priority Pass, som sikrer Lounge adgang til mere end 1200 Lounges rundt om i verden. Kortet er personligt.
Adgang til Lounge betales med det udleverede mastercard. AB Electric afholder derved omkostningerne, mod fremvisning af kvittering.

Ved servering af alkohol i Loungen, henvises til AB Electric’s alkoholpolitik, da rejsetid til og fra kunder og arbejdssteder, stadig er at betragte som arbejdstid.

Udarbejdelse af rapporter foretages mens man venter. (Husk at registrere/fradrage loungeadgang til bespisning i diætberegning).